양식함(선택 기능)
회사 양식을 폴더로 올리고 승인해야 현행 판이 되게 — 문서번호·관리 대장 엑셀·정기 검토·현행 판 공유 폴더. 기본은 꺼져 있고, 켜지 않으면 네트워크 서버·포트·계정이 없습니다.
양식함 — 회사 양식을 한 곳에, 현행 판만 쓰이게
품질·총무 담당용 선택 기능입니다. 기본은 꺼져 있고, 켜지 않으면 Drev는 감시만 하며 네트워크 서버·포트·계정이 없습니다.
잔업집계표·신청서·검사성적서·BOM 양식이 공유폴더 여기저기에 '최종', '최종2', '수정본'으로 흩어져 있으면 누가 옛 양식을 쓰는지 알 수 없습니다. 양식함은 양식을 폴더로 나눠 올리고, 승인한 것만 현행 판이 되게 하고, 판 이력과 관리 대장을 남기는 사내망 화면입니다. ISO 9001 문서관리(문서화된 정보의 승인·개정 식별·현행 판 배포·폐기 판 관리)에서 심사 때 묻는 것들을 기록으로 남기도록 만들었습니다 — 다만 인증을 대신해 주지는 않으며, 절차와 판단은 회사의 몫입니다.
문서번호
양식이 처음 승인되면 폴더의 번호 머리로 문서번호(예: QA-01-01-001)가 저절로 붙고, 폴더를 옮겨도 바뀌지 않습니다.
회사 번호 체계가 다르면 규칙을 정합니다({대}-{YYYY}-{번호} → QA-2026-001, 품질매뉴얼·절차서·양식 같은 문서 종류 기호도 선택).
올리기 · 승인
직원이 올린 양식은 검토자가 승인해야 현행 판(v1, v2…)이 됩니다. 개정안은 현행 판과 글자·표 차이를 자동으로 보여 주고, 바꾼 내용(개정 사유)은 필수입니다. 폴더마다 2단계(검토 → 승인권자)로 바꿀 수 있고, 반려되면 올린 사람이 고쳐서 다시 올립니다.
문서 관리 대장 엑셀
번호·현행 판·시행일·승인자·개정 사유·정기 검토 기한을 한 표로 보고, [엑셀로 내려받기]로 심사용 대장을 받습니다 — 개정 이력 시트와 '누가 어느 판을 내려받았나' 시트가 함께 들어 있습니다.
정기 검토
검토 주기(개월)를 정하면 기한이 지난 양식이 양식함 첫 화면 띠와 주간 알림 메일(기본 월요일 8시, 사내 SMTP가 있을 때)에 올라옵니다. 바꿀 것이 없으면 [검토함], 있으면 개정안을 올립니다. 새 설치는 주기가 꺼진 채로 시작합니다.
현행 판 공유 폴더
(선택) 승인된 현행 판만 정한 공유 폴더(예: \\서버\공용\양식\현행)에 폴더 구조대로 둡니다 — 브라우저 없이 탐색기로 가져가는 직원용.
새 판이 승인되면 그 자리의 파일이 새 판으로 바뀌고(사람이 고쳐 둔 파일은 덮지 않음), 지난 판은 양식함에만 남습니다. 폐기한 양식·기밀 폴더 양식은 두지 않습니다.
현행 판 확인
"손에 든 이 파일이 지금 판인가?" — 파일을 올리면 저장하지 않고 지문(SHA-256)으로 견줘 '현행 판입니다' 또는 '양식 v2 — 현행은 v4(승인일), [현행 판 받기]'로 답합니다.
지난 판을 내려받으면 파일 이름 앞에 [지난 판 v2]가 붙습니다.
켜면 무엇이 열리나 (전산 담당용)
- 감시 PC가 사내망 포트 8766(기본, 바꿀 수 있음)에 양식함 화면을 엽니다 — Windows 작업
DrevForms가 로그인 때 띄우므로 그 PC가 꺼져 있거나 로그오프면 접속할 수 없습니다 - HTTP입니다(HTTPS 아님) — 비밀번호·파일이 사내망 안에서 암호화되지 않고 오가므로 사내망 전용입니다. 인터넷 주소에서 온 접속은 거절하고, 공유기에서 이 포트를 열면 안 됩니다
- 계정은 관리자가 등록합니다(스스로 가입 없음, 여러 명 한꺼번에 등록 가능). 첫 관리자는 감시 PC에서만 만듭니다
- 다른 PC에서 열려면 Windows 방화벽 인바운드 규칙이 필요합니다(설치판은 설치 때 선택, 포터블판은 설정 화면의 명령 한 줄)
- 양식·판·감사 기록은 그 PC의 Drev 데이터 폴더(
forms.db·forms_store)에, 매일 03시 뒤 백업(forms_backup— 다른 디스크로 바꾸길 권장) - 기밀 폴더(고른 사람만 봄)·감사 기록·보존 기간(기본 영구, 저절로 지우지 않음)·승인 = 그 계정의 기록(전자서명은 아님)
더 자세한 보안 사항은 보안 검토 자료의 '7. 양식함'에 있습니다.